寧德市誠信拍賣有限公司檔案管理制度

第一章  總則

第一條  為了實現(xiàn)本行檔案的科學(xué)管理，維護檔案的完整與安全、更好地為拍賣工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《中華人民共和國拍賣法》規(guī)定，結(jié)合我行工作實際，制定本制度。

第二條  本制度所稱檔案，是指在各項工作活動中直接形成有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括文書檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、榮譽實物檔案和設(shè)備檔案等。

第三條  在各項工作活動中形成的檔案，先由辦公室、人事教育部、財務(wù)部、綜合部分別保管，整理立卷后，均應(yīng)當(dāng)集中本行檔案室統(tǒng)一保管，不得分散保存。

第四條  為保持本行檔案工作的連續(xù)性和檔案隊伍的穩(wěn)定性，檔案管理人員要保持相對穩(wěn)定。

第五條  檔案室的基本職責(zé)

1.建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度。

2.監(jiān)督、指導(dǎo)各部室形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。

3.集中統(tǒng)一管理本行各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為各項工作服務(wù)。

4.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它檔案業(yè)務(wù)工作。

第二章  主要任務(wù)

第六條  檔案室主要任務(wù)是：

1.認真貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級有關(guān)檔案工作制度、任務(wù)，熱愛檔案事業(yè)，熟悉檔案業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.對各部室在工作中形成的各種檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3.及時進行檔案資料立卷、歸檔工作。

4.廣泛收集各種資料，積極主動地提供檔案利用并做好實例匯編。

5.對超過保管期限的檔案進行鑒定，按規(guī)定對無保存價值的檔案進行提請銷毀處理并予以登記。

第三章    檔案材料的立卷和歸檔

第七條   在工作活動中形成的具有使用和保存價值的文件材料在辦理完畢后，由部室負責(zé)整理、立卷，并向檔案室移交歸檔。

第八條   檔案材料歸檔范圍：本行在各項工作中形成的具有保存價值的，與本行關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時間和要求由檔案室歸檔。

第九條    檔案立卷應(yīng)當(dāng)遵循文件的自然形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

第十條    案卷立好后，應(yīng)當(dāng)按照檔案材料的重要程度和不同保管期限進行系統(tǒng)的排列和編號，并抄寫案卷目錄。

第四章    檔案的管理和利用

第十一條  案卷編號：公文類代字G,財務(wù)類代字C，人事勞工類代字L,設(shè)備資產(chǎn)類代字S，業(yè)務(wù)類代字Y。

第十二條  檔案應(yīng)當(dāng)按照其內(nèi)容和載體的不同科學(xué)分類，一般按年度 – 部室分類。分類應(yīng)當(dāng)保持前后一致，具有穩(wěn)定性。

第十三條  檔案室應(yīng)當(dāng)將歸檔案卷按照不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，前后一致，不得任意改動。

第十四條   檔案室要科學(xué)地編寫檔號，案卷目錄號不能重復(fù)，一本案卷目錄內(nèi)的案卷號也不能重復(fù)。

第十五條  檔案室要有防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。要基本達到溫濕度適宜，清潔衛(wèi)生，無蟲霉滋生，并根據(jù)工作需要配備檔案柜架、溫濕度計、復(fù)印機、刻錄機、掃描儀、照像機、去濕機、吸塵器、空調(diào)和微機等設(shè)備。

第十六條   檔案室應(yīng)當(dāng)建立健全檔案資料和統(tǒng)計制度。對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行登記和統(tǒng)計。

第十七條   檔案室要對檔案存放處進行定期和不定期的檢查，主要檢查存放設(shè)施和檔案情況，保證帳物一致。如有破損或字跡失真的檔案，應(yīng)當(dāng)及時修復(fù)。發(fā)現(xiàn)其他問題，也應(yīng)當(dāng)及時解決或者報告領(lǐng)導(dǎo)。

第十八條   檔案人員調(diào)動工作時，應(yīng)當(dāng)在離職前將本人保管的檔案數(shù)量和狀況交待清楚。

第十九條   檔案工作人員必須熟悉本行的歷史和所藏檔案情況，辨別案卷目錄、全引目錄、文號目錄、專題目錄等檢索工具和必要的參考資料。

第二十條   檔案的借閱和復(fù)制

1.本行工作人員因工作需要可以借閱庫存檔案。但是如果非本人主管業(yè)務(wù)的機密文件，必須經(jīng)辦公室負責(zé)人批準。外單位來查閱本機關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)本行負責(zé)人批準后方可查閱。

2.復(fù)制絕密文件必須經(jīng)原發(fā)文機關(guān)批準，復(fù)制機密或者非本人主管業(yè)務(wù)的文件必須經(jīng)辦公室負責(zé)人批準。密碼電報一律不得復(fù)制。

3.檔案借閱者必須遵循有關(guān)規(guī)定，履行必要的手續(xù)，不涂損檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，閱完及時歸還。借閱絕密、機密檔案還負有保密的責(zé)任，違者按照有關(guān)規(guī)定赴理。

4.檔案工作者必須熱情服務(wù)，并認真地檢查歸還的檔案有無遺失、涂損等現(xiàn)象。

第二十一條   檔案室要不斷采用先進的科學(xué)技術(shù)與設(shè)備逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

第五章    鑒定、銷毀和移交

第二十二條   檔案室會同有關(guān)業(yè)務(wù)單位，根據(jù)檔案保管期限表，定期對檔案進行鑒定，核定保管期限，剔出無保存價值的檔案。

第二十三條   檔案保管期限的劃分：

1 、檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。其中：永久為 10年以上，長期為5年以上、10年以下( 含10 年 ) ，短期為5 年以下 ( 含 5 年 ) 。

2 、檔案保管期限，從檔案的所屬年份的次年 1 月 1 日起計算；拍賣檔案保管期限，從拍賣委托合同終止之日起計算；其它計劃、協(xié)議、協(xié)定、合同等有關(guān)文件，按其有效期滿后次年 1 月 1 日起計算。  

第二十四條  銷毀確無保存價值的檔案時，應(yīng)當(dāng)寫出銷毀檔案報告，說明銷毀理由、原保管期限、數(shù)量和簡要內(nèi)容，連同編寫的銷毀檔案內(nèi)容分析報告，列出檔案銷毀清冊。檔案銷毀，必須嚴格執(zhí)行審批制度，履行批準手續(xù)。